{"id":6641,"date":"2025-09-08T12:19:25","date_gmt":"2025-09-08T10:19:25","guid":{"rendered":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/?p=6641"},"modified":"2025-09-08T12:19:25","modified_gmt":"2025-09-08T10:19:25","slug":"inkopsguide-hur-du-valjer-ratt-arkivlador-for-dina-behov","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.witre.se\/blog\/inkopsguide-hur-du-valjer-ratt-arkivlador-for-dina-behov\/","title":{"rendered":"Ink\u00f6psguide: Hur du v\u00e4ljer r\u00e4tt arkivl\u00e5dor f\u00f6r dina behov"},"content":{"rendered":"\n
\n
\n
\n
\n \n
\n
\n

F\u00f6retag beh\u00f6ver lagra sina administrativa, skattem\u00e4ssiga, bokf\u00f6ringsm\u00e4ssiga och kommersiella dokument p\u00e5 ett s\u00e4kert och organiserat s\u00e4tt. Detta kallas arkivering, vilket kan p\u00e5g\u00e5 fr\u00e5n n\u00e5gra m\u00e5nader till flera decennier. \u00c4ven om digitalisering \u00f6kar, \u00e4r bevarandet av fysiska dokument fortfarande viktigt av juridiska, strategiska eller organisatoriska sk\u00e4l. Arkivering handlar inte bara om att lagra dokument; de m\u00e5ste ocks\u00e5 vara tillg\u00e4ngliga vid behov och f\u00f6rst\u00f6ras n\u00e4r det \u00e4r n\u00f6dv\u00e4ndigt. Ink\u00f6pet av arkivl\u00e5dor m\u00e5ste uppfylla dessa behov samtidigt som f\u00f6retagets ink\u00f6pspolicy respekteras, s\u00e4rskilt vad g\u00e4ller CSR.<\/p>

Vilka f\u00f6rvarings- och arkiveringstillbeh\u00f6r beh\u00f6ver f\u00f6retag?<\/p>

Arkivering av dokument som inte l\u00e4ngre \u00e4r omedelbart anv\u00e4ndbara hj\u00e4lper till att frig\u00f6ra utrymme p\u00e5 kontoret. F\u00f6rvaring och arkivering kr\u00e4ver d\u00e4rf\u00f6r tv\u00e5 kategorier av kontorsmaterial: tillf\u00e4lliga f\u00f6rvaringsprodukter och arkiveringsprodukter.<\/p>

Arkivl\u00e5dor, beh\u00e5llare och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor<\/h3>

Arkivl\u00e5dan \u00e4r rektangul\u00e4r, med en ryggbredd som varierar mellan 5 och 20 cm beroende p\u00e5 m\u00e4ngden dokument den kan rymma. F\u00f6r expanderbara arkivl\u00e5dor \u00e4r ryggbredden justerbar efter behov. Ryggen expanderas genom att lossa dragspelsdelen och minskas med hj\u00e4lp av ett sp\u00e4nnband.<\/p>

Arkivbeh\u00e5llare, \u00e4ven kallade arkivl\u00e5dor, anv\u00e4nds f\u00f6r att samla arkivl\u00e5dor som skjuts inuti. Arkivl\u00e5dor underl\u00e4ttar arkivering p\u00e5 en lagringsplats genom att samla en stor m\u00e4ngd dokument. De erbjuder dubbelt skydd f\u00f6r lagrade objekt f\u00f6r b\u00e4ttre s\u00e4kerhet. De anv\u00e4nds ocks\u00e5 f\u00f6r att skicka stora volymer arkiv, till exempel till en tj\u00e4nsteleverant\u00f6r.<\/p>

Arkivl\u00e5dor och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor har indexeringsytor, p\u00e5 en eller flera sidor, f\u00f6r att identifiera inneh\u00e5llet. Information om dokumenten skrivs vanligtvis direkt f\u00f6r hand p\u00e5 l\u00e5dan. Du kan ocks\u00e5 anv\u00e4nda datorverktyg f\u00f6r att skriva ut etiketter med en bl\u00e4ckstr\u00e5leskrivare innan du f\u00e4ster dem p\u00e5 arkivl\u00e5dorna. \u00c5terplacerbara lappar kan anv\u00e4ndas tillf\u00e4lligt innan etiketterna s\u00e4tts p\u00e5 plats.<\/p>

Tillf\u00e4lliga f\u00f6rvaringsprodukter<\/h3>

M\u00e5nga kontorsartiklar \u00e4r avsedda f\u00f6r hantering och sortering av dokument inom f\u00f6retag. Fickor, mappar, sorteringsmappar och skrivbordsbrickor anv\u00e4nds vid \u00f6verf\u00f6ring av dokument till en annan avdelning eller f\u00f6r underskrift, till exempel. De placeras sedan i p\u00e4rmar eller h\u00e4ngmappar. H\u00e4ngmappar placeras p\u00e5 skenor i ett sk\u00e5p eller en l\u00e5da och har flikar eller identifikationsetiketter.<\/p>

Vilka kriterier b\u00f6r du anv\u00e4nda n\u00e4r du v\u00e4ljer arkivl\u00e5da?<\/h2>

Valet av arkivl\u00e5dor beror p\u00e5 olika faktorer relaterade till dokumenten sj\u00e4lva, deras lagringsmilj\u00f6 och ink\u00f6psstrategin.<\/p>

Material<\/h3>

Det f\u00f6rsta urvalskriteriet g\u00e4ller materialet som arkivl\u00e5dan \u00e4r tillverkad av, vilket kan vara kartong eller polypropenplast. Den fr\u00e4msta f\u00f6rdelen med polypropen \u00e4r att det \u00e4r fuktresistent och har god h\u00e5llbarhet \u00f6ver tid. Det rekommenderas n\u00e4r arkiveringsutrymmet kan uts\u00e4ttas f\u00f6r fuktvariationer eller n\u00e4r dokumenten ska bevaras under l\u00e5ng tid.<\/p>

Kartongl\u00e5dan har f\u00f6rdelen att den oftast \u00e4r \u00e5tervinningsbar. De olika typerna av kartong \u00e4r mer eller mindre robusta, d\u00e4r wellpapp erbjuder st\u00f6rre h\u00e5llfasthet. Materialet kan vara brands\u00e4kert f\u00f6r att ge skydd mot brand n\u00e4r arkiv uts\u00e4tts f\u00f6r s\u00e5dan risk.<\/p>

Dokumentstorlek<\/h3>

De vanligaste formaten f\u00f6r arkivl\u00e5dor \u00e4r A4 och A4+. A4 motsvarar m\u00e5tten 21×29,7 cm, den typ av papper som anv\u00e4nds f\u00f6r de flesta administrativa dokument. A4+ \u00e4r ett n\u00e5got st\u00f6rre format (24×32 cm), vilket motsvarar det extra utrymme som avdelare och perforerade plastfickor tar upp i p\u00e4rmar.<\/p>

N\u00e4r du tar ut dokument fr\u00e5n en p\u00e4rm f\u00f6r att \u00f6verf\u00f6ra dem till en arkivl\u00e5da kan du inkludera avdelare och plastfickor f\u00f6r att beh\u00e5lla det befintliga arkiveringssystemet. Du tar d\u00e5 ut allt inneh\u00e5ll fr\u00e5n p\u00e4rmen och placerar det p\u00e5 plastkl\u00e4mmor som h\u00e5ller ihop dokumentpaketet.<\/p>

Vissa specifika arkivl\u00e5dor \u00e4r utformade f\u00f6r A3-dokument eller till och med tekniska ritningar, affischer, planer osv.<\/p>

Monteringssystem<\/h3>

Arkivl\u00e5dan finns i tv\u00e5 monteringsl\u00e4gen: manuell eller automatisk. F\u00f6r att ta upp s\u00e5 lite plats som m\u00f6jligt vid transport levereras l\u00e5dorna platta. En monteringsprocedur g\u00f6r att de f\u00e5r sin form. F\u00f6r den manuella l\u00e5dan m\u00e5ste instruktioner f\u00f6ljas f\u00f6r att vika flikar i en viss ordning, respektera viklinjerna och sedan s\u00e4tta in flikar.<\/p>

F\u00f6r den automatiska l\u00e5dan r\u00e4cker det med ett enkelt grepp f\u00f6ljt av tryck p\u00e5 sidorna f\u00f6r att ge l\u00e5dan form. Denna enkelhet g\u00f6r det andra alternativet mycket snabbare, s\u00e4rskilt f\u00f6r n\u00e5gon som inte \u00e4r van vid att utf\u00f6ra denna typ av montering.<\/p>

Lagringstid<\/h3>

Kvaliteten och h\u00e5llbarheten hos arkivl\u00e5dor varierar beroende p\u00e5 arkiveringstiden, som kan str\u00e4cka sig fr\u00e5n sex m\u00e5nader till trettio \u00e5r.<\/p>

F\u00f6rvaringsplats<\/h3>

Som vi sett tidigare p\u00e5verkar lagringsmilj\u00f6n valet av material. D\u00e4rf\u00f6r f\u00f6redras plast i utrymmen som tenderar att vara fuktiga.<\/p>

I andra fall \u00e4r kartong det mest anv\u00e4nda materialet, med vetskapen att tillverkningsmetoden kan ge det mer eller mindre motst\u00e5ndskraftiga egenskaper.<\/p>

Typ av f\u00f6rvaring<\/h3>

N\u00e4r du v\u00e4ljer arkivl\u00e5dor och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor m\u00e5ste du ta h\u00e4nsyn till det utrymme d\u00e4r de ska placeras: hyllsystem, sk\u00e5p, hyllplan, stapling av arkivl\u00e5dor osv. N\u00e4r l\u00e5dorna \u00e4r f\u00f6rvarade m\u00e5ste indexeringsytorna vara l\u00e4sbara och de l\u00e5dor som beh\u00f6ver konsulteras oftast vara l\u00e4tt\u00e5tkomliga. Om de arkiverade dokumenten beh\u00f6ver konsulteras regelbundet underl\u00e4ttar arkivl\u00e5dor och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor med grepph\u00e5l hantering och \u00e5tkomst.<\/p>

Budget<\/h3>

F\u00f6r att begr\u00e4nsa kostnaderna b\u00f6r du inte bara ta h\u00e4nsyn till ink\u00f6pspriset utan \u00e4ven h\u00e5llbarheten hos arkivl\u00e5dorna. Dessutom erbjuds vissa l\u00e5dor och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor i set till ett f\u00f6rm\u00e5nligt pris.<\/p>

CSR<\/h3>

F\u00f6retagens sociala ansvar omfattar numera \u00e4ven ink\u00f6pspolicy. Tillverkare \u00e4r medvetna om denna f\u00f6rv\u00e4ntan, vilket leder till att de erbjuder allt fler milj\u00f6v\u00e4nliga arkivl\u00e5dor och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor i kartong.<\/p>

En milj\u00f6v\u00e4nlig arkivl\u00e5da kan vara tillverkad av \u00e5tervinningsbar kartong fr\u00e5n \u00e5tervinningsstr\u00f6mmar. Kartongen kan ocks\u00e5 vara FSC- eller PEFC-certifierad om den kommer fr\u00e5n tr\u00e4 fr\u00e5n ansvarsfullt sk\u00f6tta skogar. \u00c4ven f\u00f6rpackningens egenskaper b\u00f6r beaktas.<\/p>

Slutligen \u00e4r produktens ursprung viktigt ur h\u00e5llbarhetssynpunkt eftersom det p\u00e5verkar koldioxidavtrycket fr\u00e5n transporten.<\/p>

Hur arkiverar man effektivt?<\/h2>

Sherazade Toukali, produktchef p\u00e5 Manutan Group, konstaterar:
”De tre huvudsakliga m\u00e5len med arkivering \u00e4r f\u00f6ljande:<\/strong>
\u2022 Att organisera dataarkivering per avdelning inom f\u00f6retaget;
\u2022 Att f\u00f6lja reglerande standarder, s\u00e4rskilt GDPR, som begr\u00e4nsar lagringstiden;
\u2022 Att organisera arkiven v\u00e4l f\u00f6r enkel \u00e5tkomst till efterfr\u00e5gad information.”<\/p>

F\u00f6r att optimera arkiveringen av f\u00f6retagets professionella dokument, oavsett om de \u00e4r i pappersform eller digitala, beh\u00f6ver du k\u00e4nna till de juridiska lagringstiderna. Fakturor, kontrakt, bokf\u00f6rings- och skattedokument har en minsta lagringstid som beror p\u00e5 landets lagstiftning.<\/p>

Dessutom regleras personuppgifter som samlas in av f\u00f6retag av GDPR (General Data Protection Regulation). Denna europeiska f\u00f6rordning definierar bland annat en maximal lagringstid f\u00f6r data samt en r\u00e4tt att \u00e4ndra eller radera data p\u00e5 beg\u00e4ran av ber\u00f6rda personer.<\/p>

F\u00f6r att arkivera pappersdokument korrekt m\u00e5ste du v\u00e4lja en l\u00e4mplig f\u00f6rvaringsplats. Torra, ventilerade utrymmen som \u00e4r skyddade fr\u00e5n ljus \u00e4r att f\u00f6redra.<\/p>

Manutans nyckelprodukter inom arkivl\u00e5dor och f\u00f6rvaringsl\u00e5dor<\/h2>

L\u00e5dmodell med utdragbar l\u00e5da<\/strong>\u00a0erbjuder snabb \u00e5tkomst till dokumenten. L\u00e5dan \u00f6ppnas enkelt tack vare ett grepph\u00e5l. Denna modell eliminerar behovet av sk\u00e5p eller hyllor eftersom l\u00e5dorna \u00e4r utformade f\u00f6r att staplas. De kan placeras upp till 5 niv\u00e5er i full s\u00e4kerhet. L\u00e5dan \u00e4r tillverkad i Frankrike av \u00e5tervunnen och \u00e5tervinningsbar kartong.<\/p>

Vit arkivl\u00e5da<\/strong>\u00a0\u00e4r en klassisk modell med 20 cm ryggbredd. Denna b\u00e4sts\u00e4ljare \u00e4r b\u00e5de enkel och funktionell med sina olika indexeringsytor. Produkten \u00e4r tillverkad i Frankrike av \u00e5tervunnen och \u00e5tervinningsbar kartong och erbjuds i set om 25.<\/p>

I samma serie erbjuder\u00a0arkivl\u00e5dan med lock<\/strong>\u00a0dubbelt skydd f\u00f6r dokumenten eftersom den rymmer flera arkivl\u00e5dor. Den har grepph\u00e5l f\u00f6r att underl\u00e4tta hantering vid f\u00f6rflyttning. Den har ocks\u00e5 flera indexeringsytor och \u00e4r tillverkad i Frankrike av \u00e5tervunnen och \u00e5tervinningsbar kartong.<\/p>

Heavy-Duty arkivl\u00e5da<\/strong>\u00a0\u00e4r s\u00e4rskilt t\u00e5lig tack vare sin f\u00f6rst\u00e4rkta struktur. Produkten t\u00e5l regelbunden hantering och \u00e4r h\u00e5llbar \u00f6ver tid. Den \u00e4r tillverkad i Frankrike av FSC-certifierad wellpapp. Tv\u00e5 grepph\u00e5l p\u00e5 kanten underl\u00e4ttar hantering.<\/p>

Arkivl\u00e5da med tillh\u00f6rande arkivl\u00e5dor<\/strong>\u00a0erbjuds som ett komplett set, inklusive en arkivl\u00e5da med lock och sex l\u00e5dor med 8 cm ryggbredd. Setet erbjuds i kraftf\u00e4rg, tillverkat i Frankrike av \u00e5tervunnen och \u00e5tervinningsbar kartong.<\/p>

Automatisk arkivl\u00e5da<\/strong>\u00a0kan monteras p\u00e5 ett \u00f6gonblick. Den automatiska monteringen g\u00f6r att l\u00e5dan snabbt f\u00e5r sin form efter leverans i platt format. Den har flera indexeringsytor och ett praktiskt grepph\u00e5l f\u00f6r att ta ut l\u00e5dan fr\u00e5n en hylla. Modellen \u00e4r tillverkad i Frankrike, FSC-certifierad och tillverkad av \u00e5tervunnen och \u00e5tervinningsbar kartong.<\/p> <\/div>\n<\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n

\n
\n
\n \n
\n
\n \n <\/use><\/svg><\/em> L\u00e4s mer <\/a>\n <\/div>\n <\/div>\n\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

F\u00f6retag beh\u00f6ver lagra sina administrativa, skattem\u00e4ssiga, bokf\u00f6ringsm\u00e4ssiga och kommersiella dokument p\u00e5 ett s\u00e4kert och organiserat s\u00e4tt. Detta kallas arkivering, vilket kan p\u00e5g\u00e5 fr\u00e5n n\u00e5gra m\u00e5nader till flera decennier. \u00c4ven om digitalisering \u00f6kar, \u00e4r bevarandet av fysiska dokument fortfarande viktigt av juridiska, strategiska eller organisatoriska sk\u00e4l. Arkivering handlar inte bara om att lagra dokument; de m\u00e5ste […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":6644,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4,35],"tags":[],"class_list":["post-6641","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-kontor","category-kopguide","has-post-title","has-post-date","has-post-category","has-post-tag","has-post-comment","has-post-author",""],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6641","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=6641"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6641\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6648,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6641\/revisions\/6648"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/media\/6644"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=6641"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=6641"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog-witre.se\/wsw\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=6641"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}